Bouwen aan het team

Bij het managen van projecten ligt de focus vaak op de 'harde kant' van projectmanagement. Het gaat dan vooral om de beheersing van de scope, budget, planning, kwaliteit etc. De 'zachte kant' van projectmanagement, de menskant, is daarbij vaak onderbelicht.

Voor projecten wordt meestal een projectteam samengesteld met teamleden die samen het project moeten gaan verwezenlijken. Om het projectdoel te kunnen bereiken moeten de teamleden de voor het project benodigde kennis, ervaring en vaardigheden hebben. Maar ook al is er een projectteam met de juiste mensen, dat betekent nog niet dat ze een 'team' zijn en als team samenwerken richting het gewenste doel.

TEAM = Together Everyone Achieves More.

Een belangrijke taak van de projectmanager is het optimaal laten samenwerken van het nieuw gevormde team. Maar hoe zorg je dat een groep mensen die elkaar vaak niet of nauwelijks kent een hecht team wordt dat samen het project tot een goed einde brengt? Hoe zorg je dat het team meer is dan de som van alle individuen? Hieronder de belangrijkste aandachtspunten:

1. Bepaal samen de collectieve ambitie

Stel samen met het team de collectieve ambitie op: de missie en de visie van het team.

Missie = het bestaansrecht van het team (waar zijn we voor?) Visie = een aantrekkelijk en gemeenschappelijk beeld op de toekomst (waar willen we naar toe?)

Voor succesvolle samenwerking is het belangrijk dat je het samen eens bent over het doel van die samenwerking. In een projectteam is dat lang niet altijd even helder voor alle betrokkenen. Wanneer je als team de gezamenlijke ambitie opstelt, zul je zien dat de betrokkenheid en het teamgevoel toeneemt. Mensen voelen zich verantwoordelijk voor de doelen die samen zijn gesteld.

Aan een gezamenlijk doel werken vraagt veel commitment en toewijding van teamleden. Het vraagt van alle teamleden dat zij het groepsbelang boven hun eigen belang stellen. De manier van denken is dan meer ‘wij’ en minder ‘ik’ gericht. Bij goed lopende teams zien we vaak dat de individuele teamleden persoonlijke concessies doen voor het teambelang. Daarom is het vanaf de start belangrijk om als team één gezamenlijk doel te hebben en allemaal dezelfde focus.

2. Bepaal samen de teamwaarden

Door het herkennen en erkennen van de gezamenlijke overtuigingen (waarden en normen) ontstaat het wij-gevoel, staan de neuzen dezelfde kant op en ontstaat saamhorigheid en verbondenheid. Bepaal op basis van de missie en visie samen met het team de belangrijkste (3 tot 5) teamwaarden en bijbehorende teamnormen.

Uitgangspunt is dat teamleden passie zullen voelen bij werk dat aansluit bij hun drijfveren. Ga op zoek bij je medewerkers wat hen gemeenschappelijk en individueel drijft, dan heb je een belangrijke sleutel tot motivatie in handen.

Zorg er voor dat de teamwaarden de missie en visie niet tegenwerken.

3. Geef ruimte aan de diversiteit in het team

Maak gebruik van de verschillende talenten in je team. Houd oog voor de talenten, kwaliteiten en ervaringen van de teamleden. Als iemand talent heeft voor bepaalde werkzaamheden zet deze dan in! Zorg voor mogelijkheden tot persoonlijke groei op individueel niveau.

Bepaal de 'blinde vlekken' in het team. Gebruik bijvoorbeeld Management Drives of Insights als hulpmiddel om te bepalen waar het team (en de individuele teamleden) goed en minder goed in is. Bepaal samen hoe je elkaar kan helpen om de 'blinde vlekken' in te vullen.

4. Werk aan een goede teamcultuur

Hoe je als team met elkaar omgaat is van invloed op alle aspecten van de samenwerking. Het loont om continu te werken aan een goede teamcultuur (aansluitend op de teamwaarden): een respectvolle cultuur, open communicatie, hantering van feedback en het constructief hanteren van meningsverschillen. Hierdoor zal het onderlinge vertrouwen toenemen. En volgens Patrick Lencioni is, om een goed functionerend team te hebben, vertrouwen noodzakelijk. Ken Blanchard heeft het ABCD Trust Model ontwikkelend over het onderling vertrouwen tussen mensen.

Het onderling vertrouwen zal toenemen wanneer het team voldoende tijd neemt elkaar beter te leren kennen, het onderling contact vergroot en elkaars sterktes en zwaktes leert kennen èn ondersteunen. Zorg dat iedereen zich gehoord en gezien voelt. Neem iedereen in je team serieus, iedereen in je team telt mee en draagt bij aan het resultaat. Luister dus naar iedereen en zorg dat ze zich gehoord voelen, dit voorkomt veel problemen.

Versterk de onderlinge band door leuke momenten. Het vieren van successen die je als team behaalt (zelfs de kleine!) dragen bij aan een goede sfeer en saamhorigheid in het team. Trots zijn op elkaar en de behaalde resultaten maakt krachtige teams.

5. Zorg voor duidelijke taak- en rolverdeling

Zorg voor een duidelijke taak- en rolverdeling (met verantwoordelijkheden en bevoegdheden), die door de betrokkenen als goed, nuttig en evenwichtig wordt ervaren. Hierdoor weet iedereen weet wat er van hen verwacht wordt. Je zult zien dat de productiviteit toeneemt.

Vaak vloeit die verdeling logisch voort uit de formele taakverdeling. Soms vervult iemand echter een rol omdat dat bij hem past. Voor de motivatie van individuele teamleden is het belangrijk dat ieder als individu taken heeft waar hij zich betrokken bij voelt. Het is ook belangrijk dat men merkt dat zijn bijdrage ertoe doet. Ook als die bijdrage relatief gering is.

6. Stimuleer de teamontwikkeling

Geef teamleden verantwoordelijkheid en inspraak in de manier van werken en de dagelijkse taken. Stem de leiderschapsstijl af op het volwassenheidsniveau (de fase van ontwikkeling) van het team en stimuleer het ontwikkelproces van het team. Houd er bij individuele aansturing wel rekening mee dat niet elk teamlid hetzelfde is (of dat iedereen in het team al op hetzelfde niveau zit).

Voor het steeds beter functioneren van een team is het zaak om periodiek met elkaar de tijd te nemen om terug te kijken op de samenwerking, daarvan te leren en indien nodig bij te sturen.

Neem als team regelmatig (bv. 1x per kwartaal) de tijd om de teamsamenwerking te evalueren. Wat gaat er goed, wat kan (of moet er beter)? Zijn we nog op koers richting onze gezamenlijke ambitie? Zorg wel voor wendbaarheid: is de collectieve ambitie nog valide of moeten we bijsturen?

Bepaal vervolgens samen 1 tot 2 ontwikkelgerichte speerpunten waar de komende periode samen aan gewerkt gaat worden.

---